יח"צ. המערכת התפעולית. גרפיקה: מטיאס צימר כשבר החליטה להגשים את חלומה מאז הייתה ילדה קטנה והשיקה קליניקה משלה לקוסמטיקה, היא בסך הכול רצתה להפוך את נשות העיר ליפות ומטופחות יותר.
תחילה היא גייסה משאבים, כסף, עזרים טכניים, מיטת טיפולים, והלקוחות הגיעו, יצאו מרוצות, קבעו תורים קדימה, וכעבור שנה היא מצאה את עצמה עם עסק צומח ומשגשג.
אלא שבדיוק אז החלו לצוץ הבעיות. המערכת לניהול התורים שהיא רכשה התבררה כמסובכת ומסורבלת, ניהול העבודה התבלגן, פתקים הלכו לאיבוד, נוצרו תורים כפולים, וכתוצאה מכך היא איבדה את הקשר עם הלקוחות האהובות שלה ושילמה מחיר כלכלי גבוה.
בר הייתה אובדת עצות ולא ידעה מה לעשות. יום אחד, בזמן שישבה על קפה עם חברתה הטובה לינוי, החלה לשפוך את אשר על ליבה.
לינוי, שזה עתה פתחה מרכז לעיצוב שיער, אמרה לה: "מה הבעיה? לי יש את האפליקציה של תפעולית לניהול 360 המיועדת בדיוק לעולם הביוטי, שלא רק שעושה לי את החיים קלים, אלא גם מביאה לי יותר לקוחות ויותר רווח כלכלי".
יח"צ. ליאור לוטן מנכל תפעולית. צילום: אגוז פרסום ושיווקיום למחרת בר כבר פגשה את ליאור לוטן, יזם הייטק, מייסד ובעלים של אפליקציית תפעולית, שהסביר לה בסבלנות כיצד האפליקציה מספקת פתרון מקיף לניהול חכם של העסק תוך התאמה לצורכי עסק ביוטי ומיועדת לשמור על הסדר והארגון שלו.
הוא הראה לה כיצד בעזרת כלים דיגיטליים מתקדמים ניתן להעניק ללקוחות שירות מותאם אישית, לתכנן את זמני העבודה של הצוות בצורה חכמה, לצמצם את הסיכוי לביטולים ולהברזות, לשווק נכון את העסק, לשמר לקוחות טובים ולהרוויח כסף בראש שקט יותר.
על הדרך, כמובן, גם לספק חוויית שירות איכותית ומקצועית יותר ללקוחות ולהתמקד במה שבר והעסק שלה עושים הכי טוב – טיפוח ויופי.
ליאור לא הסתפק בהבטחות בלבד והתקין לבר את האפליקציה על הנייד וגם על הלפטופ והדסקטופ במשרד כדי שתוכל לעבוד איתה 360 ללא הפרעה.
בכדי שעסקי ביוטי אחרים ייהנו אף הם מהאפליקציה, בר אישרה לנו לפרסם את תוכן השיחה בינה לבין ליאור:
מה האפליקציה של תפעולית עושה שהופך אותה לקלה ואהובה על עסקי ביוטי?
"מכיוון שהיום אף אחד אינו מנהל עסק באופן ידני עם פתקים צהובים, התוכנה עושה זאת עבורנו בעזרת הנייד או המחשב הנייח. בכך ניתן לקבוע תורים בקלות ולחסוך טעויות בתזמון, לקוחות עצבניים שממתינים יותר מדי זמן, תורים כפולים שעלולים לגרום לעומסים, להמתנה ארוכה ולשירות שאינו עומד בציפיות הלקוחות.
אלו הם חלק מהבעיות שניתן למנוע בעזרת פתרון טכנולוגי מתקדם.
אפליקציית תפעולית אכן מאפשרת ללקוחות לקבוע תורים אונליין בצורה פשוטה ונוחה, מבלי להזדקק לשיחות טלפון או להמתנה בתור.
בנוסף, האפליקציה מאפשרת לצוות העסק לראות את לוח הזמנים של כל אחד מהעובדים, לתכנן את זמני העבודה ולהימנע מעומסים מיותרים. כך ניתן לחסוך זמן יקר, לשפר את זרימת העבודה ולוודא שהשירות מתנהל בצורה חלקה. האוטומציה מאפשרת לצוות להתמקד במתן השירות עצמו ולא בתיאומים מורכבים, מה שמשפר את היעילות הכללית בעסק.
על ידי אוטומציה של תהליך הזמנת התורים, הלקוחות יכולים לקבוע תורים בעצמם בקלות דרך אפליקציה או אתר אינטרנט. המערכת גם שולחת תזכורות אוטומטיות כדי לוודא שהלקוחות זוכרים את התור שלהם ובכך מפחיתה את שיעור ההברזות".
יח"צ. המערכת התפעולית. גרפיקה: מטיאס צימרכיצד באמת ניתן בעזרת האפליקציה להפחית ביטולים ואיחורים של לקוחות?
"זאת רעה חולה של כל עסק ביוטי – ביטולים ואיחורים של לקוחות לתור שנקבע עבורם או תור שמתעכב ואז הלקוחות מתעצבנים על זמן ההמתנה. הפתרון הוא יומן לניהול מכון יופי שמאפשר לשלוח תזכורות אוטומטיות ללקוחות לפני מועד התור. התזכורות נשלחות בהודעת וואטסאפ (או SMS או דוא"ל לפי בחירת בית העסק), ומסייעות ללקוחות לזכור את הפגישה.
תזכורות אלו מפחיתות את הסיכוי לביטולים של הרגע האחרון או לתורים ריקים, מה שמסייע לניהול יעיל יותר של הזמן והמשאבים בעסק.
לקוחות שמקבלים תזכורות מרגישים שיש מי שדואג להם ושמכבדים את זמנם. עובדה זו לא רק משפרת את הדיוק בלוחות הזמנים אלא גם מגבירה את שביעות רצון הלקוחות. תזכורות אוטומטיות מבטיחות שהלקוחות יגיעו בזמן, וכך ניתן לשמור על רצף עבודה ולמנוע עיכובים".
יח"צ. המערכת התפעולית. גרפיקה: מטיאס צימרואיך אני יכולה לשמר לקוחות בעזרת האפליקציה של תפעולית ולייתר את הטלפונים המייגעים?
"האפליקציה של תפעולית מאפשרת לעסק ביוטי לשמור את כל המידע הרלוונטי על כל לקוח, כולל היסטוריית טיפולים, העדפות אישיות, מוצרים שהשתמשו בהם ועוד. מידע זה משמש את הצוות כדי לספק שירות מותאם אישית לכל לקוח ולשמור על רצף טיפולי מקצועי.
כאשר צוות מכון היופי יודע אילו טיפולים הלקוחה ביצעה בעבר, המכון יכול להציע לה טיפולים משלימים או מוצרים נוספים המתאימים לה. היכולת לספק שירות מותאם אישית מגבירה את נאמנות הלקוחות, מחזקת את הקשר שלהם עם העסק ויוצרת חוויית שירות מיוחדת ואישית.
בנוסף, ניתן להפיק דוחות על פעילות העסק. הדוחות כוללים מידע על כמות התורים, סוגי הטיפולים הפופולריים ביותר, שיעור הביטולים ועוד. דוחות אלו מספקים למנהלי העסק תובנות יקרות ערך לגבי הפעילות השוטפת ומאפשרים לקבל החלטות ניהוליות חכמות.
ניתוח הנתונים מאפשר לזהות מגמות, להבין את הצרכים של הלקוחות ולשפר את השירות בהתאם. לדוגמה, אם מתברר שביום מסוים בשבוע יש ביקוש גבוה יותר, ניתן להיערך לכך מראש ולהקצות כוח אדם מתאים. תובנות אלו עוזרות לשפר את היעילות, לשפר את תכנון הצוות ולהגדיל את שביעות רצון הלקוחות.
תכונה נהדרת נוספת שיש למערכת היא ניהול מלאי. אנחנו יודעים שהנושא הזה יכול להיות עבור מכון יופי כאב ראש. מוצרים שנגמרים בזמן הלא נכון, או לחילופין, מצטברים בכמויות שאין בהם צורך, יכולים לגרום לבזבוז זמן וכסף. תוכנה לניהול מכון יופי עוזרת לעקוב אחרי מלאי המוצרים שלכם בזמן אמת, כך שתמיד תדעו בדיוק מה קיים ומה חסר.
באמצעות ניהול מלאי חכם, תוכלו להימנע ממצבים שבהם חסרים מוצרים קריטיים לטיפולים, או לחילופין, להזמין יותר מדי ולבזבז תקציב. כל זה הופך את התפעול היומיומי לחלק ונוח יותר".
איזו עצה יש לך לתת לעסק ביוטי בכדי שכולן תגענה לתור?
"קחי מקדמות אוטומטיות וכולן תגענה לטיפול. ניהול הפיננסים כולל חיוב ותשלומים, מעקב אחר הכנסות והוצאות, תזרים מזומנים, והפקת דו"חות כספיים זה בעצם ליבה של כל עסק.
בעזרת תוכנה לניהול פיננסי הנמצאת כבר בתוך המערכת, ניתן לנהל את החשבונות בצורה מסודרת, לעקוב אחר חובות של מטופלים ולשפר את ההתנהלות הכלכלית של הקליניקה.
לכן, אם אתם רוצים לשמור על הלקוחות, שיהיו עקביים, שיגיעו לתור שנקבע עבורם וגם לשמור על תזרים מזומנים קבוע, רצוי מאוד לקחת מקדמה בזמן שהלקוחה קובעת תור ואז זה יוצר אצלה מחויבות וראש שקט עבור עסק הביוטי שלא צריך להתמודד עם ביטולים תכופים.
כמובן, גם חשוב לשמור על שקיפות מול המטופלים בנוגע לעלויות הטיפול ולהסביר להם מראש את עלויות השירות".
ומה אני יכולה לעשות בנוגע לכל נושא השיווק, הפרסום ולידים?
"אחת הפונקציות המתקדמות באפליקציה של תפעולית היא האפשרות לשווק בצורה ממוקדת וחכמה. ניתן לשלוח הודעות מותאמות אישית ללקוחות על מבצעים, חידושים ושירותים חדשים, ואפילו לאחל להם יום הולדת שמח עם הצעה מיוחדת.
ומה אני יכולה לעשות בנוגע לכל נושא השיווק, הפרסום ולידים?
"אחת הפונקציות המתקדמות באפליקציה של תפעולית היא האפשרות לשווק בצורה ממוקדת וחכמה. ניתן לשלוח הודעות מותאמות אישית ללקוחות על מבצעים, חידושים ושירותים חדשים, ואפילו לאחל להם יום הולדת שמח עם הצעה מיוחדת.
בנוסף, ניתן להפיק דוחות מפורטים על פעילות העסק: אילו שירותים הכי פופולריים, באילו ימים יש הכי הרבה תורים, ואיך אפשר לשפר את הביצועים. כל הנתונים האלו מאפשרים לנהל את העסק בצורה אסטרטגית ומושכלת.
שמירה על תקשורת פתוחה עם מטופלים היא מפתח לשמירה על שביעות רצון גבוהה. זה כולל לא רק שליחת תזכורות לפגישות, אלא גם שליחת מידע שימושי, הודעות שיווקיות על מבצעים או שירותים חדשים, ועדכונים לגבי בריאות המטופלת.
שמירה על תקשורת פתוחה עם מטופלים היא מפתח לשמירה על שביעות רצון גבוהה. זה כולל לא רק שליחת תזכורות לפגישות, אלא גם שליחת מידע שימושי, הודעות שיווקיות על מבצעים או שירותים חדשים, ועדכונים לגבי בריאות המטופלת.
פורטלים מקוונים למטופלים יכולים לאפשר להם לצפות בתוצאות בדיקות, לעדכן את הפרטים האישיים שלהם, ולבצע פעולות נוספות דרך האינטרנט.
תארי לעצמך לקוחה שמגיעה למכון שלך, ואתם זוכרים בדיוק מה היא עשתה בפעם הקודמת ואיזה שירותים היא מעדיפה. זה בדיוק מה שתוכנה לניהול מכון יופי עושה. היא שומרת את כל המידע על הלקוחות שלכם, כולל הטיפולים שהם קיבלו, המוצרים שהם אהבו והעדפותיהם האישיות.
תארי לעצמך לקוחה שמגיעה למכון שלך, ואתם זוכרים בדיוק מה היא עשתה בפעם הקודמת ואיזה שירותים היא מעדיפה. זה בדיוק מה שתוכנה לניהול מכון יופי עושה. היא שומרת את כל המידע על הלקוחות שלכם, כולל הטיפולים שהם קיבלו, המוצרים שהם אהבו והעדפותיהם האישיות.
היסטוריית הטיפולים מאפשרת לצוות שלכם להציע שירות מותאם אישית לכל לקוח, מה שמגביר את שביעות רצונם ומחזיר אותם שוב ושוב. יתרה מזאת, זה גם מראה להם שאתם באמת שמים לב לפרטים הקטנים, דבר שמחזק את הקשר בין הלקוח לעסק".
ומה בקשר לחשבוניות דיגיטליות וסליקות אשראי?
"כל תשלום שהלקוחות מבצעים במערכת און ליין, הם מקבלים במקום חשבוניות דיגיטליות וזה מייעל את השירות ומרגיע את הלקוחות שיש כאן עסק רציני עם גב חזק".
כיצד ניתן להיפטר מהניירת כשנותנים ללקוחה לחתום על טפסים?
"מערכת ניהול עסק ביוטי משנה לחלוטין את חוקי המשחק. לאחר שהלקוחה קבעה תור, היא מקבלת טפסים כמו הצהרת מצב רפואי דיגיטלי, ממלאת, חותמת דיגיטלית ושולחת בחזרה און ליין. כך ניתן לייעל את זרימת העבודה, לשפר את חוויית הלקוחות ולאפשר להתמקד במה שחשוב באמת – צמיחה ורווחיות".
בר עובדת עם האפליקציה כבר למעלה משנה ומדווחת על תוצאות מדהימות: גם יותר לקוחות מרוצים וגם רווחים כלכליים. היום היא ממליצה עליה לכל בעלי מקצועות הביוטי שהיא פוגשת במהלך עבודתה.
ומה בקשר לחשבוניות דיגיטליות וסליקות אשראי?
"כל תשלום שהלקוחות מבצעים במערכת און ליין, הם מקבלים במקום חשבוניות דיגיטליות וזה מייעל את השירות ומרגיע את הלקוחות שיש כאן עסק רציני עם גב חזק".
כיצד ניתן להיפטר מהניירת כשנותנים ללקוחה לחתום על טפסים?
"מערכת ניהול עסק ביוטי משנה לחלוטין את חוקי המשחק. לאחר שהלקוחה קבעה תור, היא מקבלת טפסים כמו הצהרת מצב רפואי דיגיטלי, ממלאת, חותמת דיגיטלית ושולחת בחזרה און ליין. כך ניתן לייעל את זרימת העבודה, לשפר את חוויית הלקוחות ולאפשר להתמקד במה שחשוב באמת – צמיחה ורווחיות".
בר עובדת עם האפליקציה כבר למעלה משנה ומדווחת על תוצאות מדהימות: גם יותר לקוחות מרוצים וגם רווחים כלכליים. היום היא ממליצה עליה לכל בעלי מקצועות הביוטי שהיא פוגשת במהלך עבודתה.
בהצלחה!
